Ce documente sunt necesare la vânzarea unui apartament

O tranzacție imobiliară se blochează rareori din cauza prețului. Se blochează pentru că lipsește o hârtie: o adeverință care nu a fost cerută la timp, un extras de carte funciară expirat, o documentație cadastrală care nu se potrivește cu realitatea din teren. Lista de acte necesare vânzare apartament nu este lungă, dar fiecare document are un emitent diferit, un termen propriu și o logică pe care vânzătorul o descoperă, de obicei, cu două zile înainte de programarea la notar.

Diferența dintre o vânzare care se semnează în trei săptămâni și una care se tergiversează două luni stă aproape exclusiv în ordinea în care sunt strânse documentele. Unele se obțin într-o zi, altele cer drum la primărie, la asociație și la administratorul de bloc.

Ce cere notarul înainte de a fixa data semnării

Biroul notarial nu este un simplu loc unde se semnează. Notarul răspunde pentru valabilitatea actului pe care îl autentifică, ceea ce înseamnă că nu programează semnarea până nu are dosarul complet, măcar în copie. Practic, primul telefon pe care îl dați după ce ați bătut palma cu un cumpărător ar trebui să fie la notariat, nu la agenție.

De regulă, secretariatul vă transmite pe e-mail o listă adaptată situației concrete: apartament cumpărat, moștenit sau construit, cu sau fără credit, deținut de o singură persoană sau de un cuplu. Lista generică circulă pe internet, însă detaliile contează mai mult decât enumerarea.

Un principiu simplu ajută: documentele care depind de dumneavoastră se obțin primele, iar cele cu valabilitate scurtă se lasă la final. Altfel plătiți de două ori pentru același act.

Actul de proprietate, punctul de plecare

Titlul în baza căruia dețineți locuința este piesa de la care pornește tot restul. Poate fi un contract de vânzare-cumpărare autentificat, un contract de construire însoțit de procesul-verbal de predare-primire, un certificat de moștenitor, un act de partaj, o hotărâre judecătorească definitivă sau un contract de donație.

Notarul are nevoie de originalul acestui act. Dacă l-ați pierdut, situația nu este fără ieșire, dar durează: se cere un duplicat de la biroul notarial care l-a instrumentat sau de la arhiva instituției care l-a emis. Pentru apartamentele cumpărate în anii ’90 de la fostele întreprinderi de stat, arhiva poate fi la o altă entitate decât cea pe care o știați, iar răspunsul vine în câteva săptămâni.

Verificați și cartea de identitate. Un act expirat sau o adresă care nu mai corespunde cu domiciliul actual sunt motive reale de amânare, chiar dacă par formalități.

Extrasul de carte funciară pentru autentificare

Acesta este documentul care blochează imobilul. Se solicită de notar, electronic, de la biroul de cadastru și publicitate imobiliară, și are un rol dublu: arată situația juridică a apartamentului la zi și indisponibilizează cartea funciară pentru o perioadă scurtă, astfel încât nimeni să nu poată înscrie o ipotecă sau o altă sarcină între momentul verificării și momentul semnării.

Valabilitatea limitată nu este o formalitate birocratică, ci consecința firească a acestui blocaj. Registrul de carte funciară este dinamic; un extras vechi de o lună nu mai spune nimic despre prezent. De aceea se cere aproape de data semnării și de aceea, dacă tranzacția se amână, trebuie solicitat din nou.

Extrasul de informare, cel pe care îl poate obține oricine, are alt regim. Este util pentru verificări preliminare, dar nu ține locul celui pentru autentificare.

Documentația cadastrală și intabularea

Apartamentul trebuie să aibă număr cadastral și să fie intabulat. Fără asta, vânzarea nu se poate perfecta. Documentația cuprinde releveul, adică planul cu dimensiunile fiecărei încăperi, și fișa bunului imobil.

Problema apare când realitatea din teren nu mai seamănă cu releveul depus la cadastru. Un balcon închis, o cămară transformată în baie, un perete despărțitor demolat între bucătărie și living — toate schimbă suprafața utilă sau configurația. Dacă diferențele sunt vizibile, cumpărătorul care ia credit riscă un raport de evaluare cu observații, iar banca poate cere actualizarea documentației înainte de a debloca finanțarea.

Actualizarea se face de un expert autorizat și presupune o nouă măsurătoare, urmată de recepția la oficiul de cadastru. Ordinul de mărime al termenului este de câteva săptămâni, motiv suficient ca verificarea să se facă la început, nu la final.

Certificatul de performanță energetică și celelalte documente tehnice

Certificatul de performanță energetică se întocmește de un auditor energetic atestat, care vizitează locuința sau lucrează pe baza documentației tehnice și a informațiilor despre anvelopă, tâmplărie și sistemul de încălzire. Rezultatul este o notă și o clasă energetică, de la A la G.

Este obligatoriu la vânzare și trebuie prezentat cumpărătorului. Are o valabilitate de zece ani, așa că, dacă apartamentul a fost cumpărat relativ recent și nu s-au făcut lucrări majore, s-ar putea să existe deja unul valabil în dosarul de acte.

Nu influențează prețul în mod direct, dar un cumpărător atent citește clasa energetică ca pe un indiciu despre facturile viitoare.

Adeverința de la asociație și dovezile pentru utilități

Adeverința eliberată de asociația de proprietari atestă că nu există datorii la întreținere. Se semnează de administrator și de președinte, poartă ștampila asociației și menționează expres situația la zi a cotelor de contribuție, inclusiv penalitățile.

Are și ea o valabilitate scurtă, pentru că lista de plată se închide lunar. Solicitați-o după ce ați achitat ultima întreținere afișată, nu înainte.

Separat, se prezintă ultimele facturi achitate pentru energie electrică, gaze naturale, apă și, unde e cazul, agent termic. Nu sunt cerute de notar cu strictețe în toate situațiile, dar cumpărătorul are tot dreptul să le vadă, iar transferul contractelor de furnizare se face mult mai simplu când ambele părți au documentele la îndemână.

Certificatul de atestare fiscală de la primărie

Se obține de la direcția de impozite și taxe locale a unității administrativ-teritoriale unde se află apartamentul și confirmă că proprietarul nu are datorii la bugetul local pentru imobilul respectiv. Se eliberează pe numele vânzătorului și numai dacă impozitul pe clădire este achitat integral pentru anul în curs.

Termenul de eliberare este scurt, de regulă câteva zile lucrătoare, iar în multe orașe cererea se poate depune online. Valabilitatea se întinde până la sfârșitul lunii în care a fost emis, ceea ce înseamnă că un certificat obținut pe 28 ale lunii nu vă ajută prea mult dacă semnarea se face pe 3.

Rolul notarului și verificările pe care le face

Dincolo de a strânge actele necesare pentru vânzarea apartamentului într-un dosar, notarul face o serie de verificări pe care părțile nu le văd. Interoghează registrele naționale notariale pentru a se asigura că nu există o procură revocată, un regim matrimonial care schimbă condițiile înstrăinării, o cerere de succesiune deschisă sau o clauză de inalienabilitate.

Confruntă identitatea semnatarilor cu evidențele populației, verifică dacă apartamentul figurează cu sarcini în cartea funciară și analizează dacă titlul de proprietate este coerent cu istoricul înscrierilor. Explică apoi părților conținutul contractului și consecințele lui, inclusiv obligațiile fiscale ale vânzătorului legate de impozitul pe venitul din transferul proprietăților imobiliare.

După autentificare, notarul depune actul pentru intabularea dreptului noului proprietar. Cumpărătorul primește un extras care confirmă înscrierea, iar aceasta este dovada că transferul s-a finalizat complet.

Situații speciale care schimbă lista de documente

Apartament cu ipotecă în favoarea băncii

Dacă mai aveți credit, se solicită băncii un acord de radiere și o adeverință cu soldul exact la data preconizată a semnării. Mecanismul obișnuit este ca o parte din preț să acopere creditul rămas, direct în contul băncii, iar diferența să ajungă la vânzător. Radierea ipotecii se face ulterior, pe baza acordului emis de creditor.

Bun comun al soților

Un apartament dobândit în timpul căsătoriei este, în lipsa unei convenții matrimoniale, bun comun. Ambii soți semnează, ceea ce înseamnă că este nevoie și de certificatul de căsătorie. Dacă a intervenit un divorț, se prezintă sentința definitivă și, după caz, actul de partaj. Un imobil primit prin moștenire sau donație în timpul căsătoriei rămâne bun propriu, dar acest lucru trebuie să reiasă din acte.

Moștenire nedezbătută

Este cea mai frecventă sursă de întârziere. Nu puteți vinde un apartament rămas de la un părinte fără certificat de moștenitor. Procedura succesorală se deschide la un notar din circumscripția ultimului domiciliu al defunctului și presupune prezența sau declarațiile tuturor moștenitorilor. Dacă unul dintre ei locuiește în străinătate sau contestă cota, termenele se lungesc considerabil.

Vânzare prin procură

Când proprietarul nu poate fi prezent, semnează un mandatar în baza unei procuri autentice speciale, care descrie apartamentul, indică prețul minim și puterile acordate. O procură dată la un consulat românesc din străinătate este valabilă ca atare; una emisă de un notar străin are nevoie de apostilă sau supralegalizare și de traducere legalizată.

Antecontractul, avansul și predarea efectivă a locuinței

Între înțelegerea verbală și semnarea la notar se strecoară, de obicei, câteva săptămâni. Antecontractul, numit curent promisiune bilaterală de vânzare, este documentul care ține tranzacția pe loc în acest interval. Merită încheiat în formă autentică atunci când sumele sunt mari sau când există un credit implicat, pentru că astfel poate fi notat în cartea funciară.

Un antecontract util conține prețul total, termenul până la care se semnează actul final, suma dată drept avans și regimul ei, situația sarcinilor, data predării efective și ce se întâmplă dacă banca refuză finanțarea. Avansul dat cu titlu de arvună are consecințe clare: cumpărătorul care se răzgândește îl pierde, iar vânzătorul care refuză să continue restituie dublul.

Predarea nu coincide întotdeauna cu semnarea. Când vânzătorul mai stă o lună în apartament, acest lucru se scrie negru pe alb. La mutarea propriu-zisă se întocmește un proces-verbal semnat de ambele părți, care ar trebui să cuprindă:

• indexurile citite la contorul de energie electrică, gaze, apă rece și apă caldă, cu numerele de serie ale contoarelor;
• numărul de chei, cartele de acces, telecomenzi pentru barieră sau garaj predate;
• starea instalațiilor, a tâmplăriei și a obiectelor sanitare;
• inventarul mobilierului și al electrocasnicelor rămase în locuință, dacă s-a convenit așa;
• data de la care cumpărătorul preia cheltuielile de întreținere;
• eventualele defecțiuni constatate și termenul în care sunt remediate.

Pe baza indexurilor și a contractului autentic, noul proprietar face transferul furnizorilor pe numele său și anunță asociația de proprietari. Vânzătorul păstrează o copie a procesului-verbal cel puțin până la închiderea ultimelor facturi pe numele lui.

Strânse metodic, cu emitenții contactați în ordinea potrivită, actele necesare la vânzarea unui apartament se adună în una-două săptămâni. Lăsate pe ultima sută de metri, aceleași documente pot împinge semnarea cu o lună și pot costa un cumpărător decis, mai ales dacă acesta lucrează cu o ofertă de creditare care are propriul termen de valabilitate.