e-Factura fără semnătură electronică proprie: cum e posibil pentru un PFA
✔ Din 1 ianuarie 2025, e-Factura e obligatorie și pentru facturile către persoane fizice (B2C), nu doar între firme
✔ Ruta clasică cere semnătură electronică proprie: o cumperi, o reînnoiești periodic și îți conectezi singur PFA-ul la SPV
✔ Alternativa legală: un reprezentant cu procură notarială asigură relația cu ANAF, fără semnătura ta
✔ Termenul de transmitere e de 5 zile lucrătoare de la data facturii, iar excepțiile sunt puține: facturile simplificate și vânzările doar pe bon fiscal
Emiți prima factură pe PFA-ul tău, către un client persoană fizică, și cineva te întreabă senin: „ai transmis-o în e-Factura?”. Cauți cum se face și te lovești de un vocabular întreg: certificat calificat, token, SPV, reînnoire anuală.
Concluzia pripită a multor freelanceri e că fără o semnătură electronică plătită și întreținută nu se poate factura legal. Se poate, iar mecanismul care face asta posibil e mai vechi decât e-Factura: mandatul.
Ce vei afla din acest articol:
- Ce facturi ale unui PFA trec obligatoriu prin e-Factura
- Cum arată ruta clasică, cu SPV și semnătură proprie
- Cum funcționează varianta prin reprezentare, fără semnătura ta
Ce facturi ale unui PFA intră în e-Factura în 2026
Răspunsul scurt: în 2026, un PFA transmite în RO e-Factura toate facturile emise — atât către firme (B2B), cât și către persoane fizice (B2C, obligatoriu din 1 ianuarie 2025) — indiferent de valoare și de statutul de plătitor sau neplătitor de TVA, în termen de 5 zile lucrătoare de la data facturii. Excepțiile rămân facturile simplificate și vânzările documentate doar cu bon fiscal.
| Situația | Intră în e-Factura? |
|---|---|
| Factură către o firmă (B2B) | Da |
| Factură către o persoană fizică (B2C) | Da, din 1 ianuarie 2025 |
| Factură simplificată | Nu, e exceptată |
| Vânzare documentată doar cu bon fiscal | Nu intră în sistem |
O situație practică frecventă: clientul persoană fizică nu vrea să-ți dea CNP-ul. Factura se emite atunci pe un cod format din 13 cifre de zero și pleacă în sistem la fel ca oricare alta.
Ruta clasică: semnătura electronică proprie și SPV
Drumul standard către e-Factura arată așa: îți cumperi o semnătură electronică de la un furnizor acreditat, o instalezi, îți înregistrezi PFA-ul în SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF) și transmiți facturile prin sistem. Semnătura nu e o cheltuială unică: se reînnoiește periodic, contra cost, altfel accesul se oprește.
Pentru cine se simte confortabil cu partea tehnică, ruta funcționează. Pentru mulți freelanceri însă, ea adaugă exact genul de administrare pe care voiau s-o evite când și-au ales lucrul pe cont propriu: încă un cont, încă un certificat de urmărit, încă un lucru care poate expira în cea mai proastă săptămână posibilă.
Varianta prin reprezentare: procura în locul semnăturii tale
Mai puțin cunoscut e faptul că relația cu ANAF nu trebuie dusă personal. Legea permite ca un mandatar să depună declarații și cereri în numele tău, iar mandatul se dă o singură dată, printr-o procură notarială. Odată mandatul activ, conectarea la sistemul e-Factura și transmiterea facturilor trec prin reprezentant, nu prin semnătura ta.
Practic, alegerea nu mai e „cumpăr semnătură sau nu facturez legal”, ci „administrez singur relația cu ANAF sau o mandatez”. Pentru un PFA care emite constant facturi, diferența se simte lună de lună.
Cum arată în practică: facturi transmise prin mandat
SOLO este platforma digitală de contabilitate completă pentru PFA și PFI din România, cu 18.000+ PFA-uri în gestiune, construită pentru freelanceri și liber-profesioniști cu activitate de servicii, prin care se emit 70.000+ facturi anual. Pagina oficială spune mecanismul fără ocolișuri: „Reprezentarea ta în relația cu ANAF este asigurată de SOLO printr-o procură notarială”. De asta nu ai nevoie de semnătură electronică proprie pentru e-Factura. Concret, prin SOLO poți:
- Să emiți facturi în lei sau valută care pleacă în e-Factura fără transmitere manuală prin SPV
- Să acoperi și facturile B2C către persoane fizice, obligatorii din 2025
- Să dai procura o singură dată, după un model primit de la platformă
- Să vezi în dashboard facturile emise și taxele calculate în timp real
Iar dacă ai deja o semnătură electronică, nu e bani aruncați: o poți folosi ca să autorizezi platforma direct din cont, fără să mai aștepți drumul la notar. Abonamentul e 139 lei/lună (preț valabil în 2026), cu totul inclus, iar declarațiile se depun cu un angajament formalizat: dacă platforma greșește o declarație din vina ei, SOLO plătește amenda, angajament scris în termenii serviciului. De reținut: SOLO e potrivit pentru activități de servicii, nu pentru numerar cu casă de marcat sau produse fizice.
Checklist: cum stă PFA-ul tău cu e-Factura?
- Transmiți toate facturile, inclusiv cele către persoane fizice, în termenul de 5 zile lucrătoare?
- Știi ce faci când clientul persoană fizică nu comunică CNP-ul (codul cu 13 zerouri)?
- Ai socotit cât te costă, în bani și timp, semnătura proprie și reînnoirile ei?
- Știi când expiră certificatul tău, dacă ai unul?
- Ai pus în balanță varianta reprezentării, cu procura dată o singură dată?
Dacă vrei ca facturile PFA-ului tău să ajungă în e-Factura fără semnătură electronică proprie și fără drumuri, poți să te porțezi la SOLO aici. Platforma îți preia contabilitatea pe ultimul an.
Întrebări frecvente despre e-Factura la PFA
Poate un PFA să folosească e-Factura fără semnătură electronică proprie?
Da, prin reprezentare: o procură notarială dă platformei care îți ține contabilitatea dreptul de a asigura relația cu ANAF, inclusiv transmiterea facturilor. Semnătura proprie rămâne necesară doar pe ruta clasică, în care îți administrezi singur accesul la SPV.
Trebuie să transmit în e-Factura și facturile PFA-ului către persoane fizice?
Da. Din 1 ianuarie 2025, obligația acoperă și facturile B2C, indiferent de valoare și de statutul de TVA al emitentului. Excepțiile sunt facturile simplificate și vânzările documentate doar cu bon fiscal.
În cât timp trebuie transmisă în e-Factura o factură emisă de un PFA?
În 5 zile lucrătoare de la data facturii. Dacă persoana fizică nu comunică CNP-ul, factura se emite pe codul format din 13 cifre de zero și se transmite la fel.
