Care sunt cele mai frecvente greșeli în dosarele de prețuri de transfer?

Dosarele de prețuri de transfer sunt documente tehnice care cer o rigoare constantă. Nu e suficient să urmezi o structură generală. Dacă ai de-a face cu tranzacții între companii afiliate, ai nevoie de claritate, logică și argumente solide în tot ce scrii acolo. Nici nu contează cât de mare e firma. Greșelile apar constant, mai ales când dosarul e tratat superficial sau e copiat de la o perioadă la alta, fără actualizare.

De multe ori, problemele pornesc din grabă. Atunci când ai un deadline te concentrezi pe completare, nu pe justificare. Astfel, pierzi din vedere aspecte-cheie, iar asta poate atrage corecții din partea autorităților fiscale, sau chiar amenzi. Totul pleacă de la lipsa unei documentări coerente și de la lipsa unui plan.

În plus, sunt multe cazuri în care dosarele sunt completate folosind șabloane, fără o analiză individuală. Iar când ANAF cere explicații, apar tensiunile. Site-uri specializate precum transferpricing.ro atrag atenția constant asupra acestor riscuri, mai ales când e vorba de firme care repetă aceleași erori an de an.

Lipsa justificării pentru alegerea metodei

Una dintre cele mai frecvente greșeli apare chiar la începutul analizei economice. Alegerea metodei de prețuri de transfer trebuie justificată. Nu e suficient să alegi metoda comparației prețurilor sau marjei nete. Trebuie să arăți de ce e cea mai potrivită în contextul tău. Aici se încurcă mulți. Ori lasă justificarea vagă, ori omit complet raționamentul.

Fără această argumentare, dosarul pare incomplet. Iar inspectorii pot considera întregul demers ca fiind nefundamentat. Chiar dacă datele sunt corecte, lipsa explicației le poate anula valoarea.

Date financiare necorelate cu situațiile contabile

Alt punct sensibil. Informațiile incluse în dosar trebuie să corespundă exact cu cele din bilanțuri, declarații fiscale și alte documente contabile. În practică, sunt multe dosare în care apar discrepanțe. Unele pleacă de la greșeli de calcul. Altele, de la ignorarea ajustărilor contabile sau a tranzacțiilor întrerupte.

Ce iese prost în evidență:

• rapoarte de profitabilitate care nu includ toate cheltuielile relevante;
• diferențe între veniturile din dosar și cele din contul de profit și pierdere;
• lipsa concilierii între datele contabile și cele declarate în document.

Când autoritățile sesizează aceste discrepanțe, pot solicita ajustări. Asta înseamnă recalculări, penalități sau respingerea dosarului.

Analize comparabile greșit alese

O altă problemă serioasă vine din alegerea companiilor comparabile. Pentru tranzacții între afiliați, trebuie să arăți că prețurile aplicate sunt în linie cu cele ale unor firme independente. Aici apar frecvent abateri. Uneori sunt incluse firme care operează în piețe complet diferite. Alteori, datele financiare sunt prea vechi sau incomplete.

Mai e și situația în care sunt ignorate ajustările necesare. De exemplu:

• nu se ajustează diferențele de funcții și riscuri;
• se compară companii din țări cu fiscalitate diferită, fără ajustare;
• se includ firme care au pierderi consecutive, fără o explicație clară.

Toate acestea pot invalida analiza comparabilității. Iar fără ea, nu poți susține că prețurile sunt de piață.

Perioade analizate incorect

O greșeală frecvent trecută cu vederea e alegerea greșită a perioadei analizate. Dosarele de prețuri de transfer trebuie întocmite anual. Totuși, unele firme folosesc analize vechi, fără să le actualizeze. Sau iau în calcul perioade incomplete.

De exemplu:

• se analizează doar 6 luni în loc de un an întreg;
• se folosesc date de anul trecut pentru tranzacții curente;
• nu se actualizează studiile de comparabilitate, chiar dacă au peste 3 ani vechime.

Toate acestea atrag suspiciuni. Mai ales dacă între timp au apărut schimbări semnificative în activitate sau în piață.

Includerea tranzacțiilor fără documentare

Un dosar de prețuri de transfer trebuie să conțină toate tranzacțiile relevante. Asta nu înseamnă doar listarea lor, ci și descrierea clară a naturii, valorii și condițiilor. Aici apar două tipuri de erori:

• tranzacții omise complet (de exemplu, servicii administrative între firme afiliate);
• tranzacții incluse fără descriere (se menționează, dar nu se explică cum se desfășoară).

Când lipsesc aceste detalii, autoritățile pot considera că ascunzi informații. Sau că încerci să manipulezi rezultatele. Asta poate duce la ajustări agresive.

Documente justificative lipsă

Un alt punct slab e lipsa documentelor justificative. Multe dosare includ doar analiza scrisă. Fără contracte, facturi, rapoarte interne sau alte documente de susținere. Dacă inspectorii cer dovezi și nu le ai pregătite, intri în dificultate.

Greșeli frecvente aici:

• lipsesc contractele cu afiliații;
• nu sunt păstrate e-mailuri sau note interne privind politica de prețuri;
• lipsesc dovezile privind serviciile prestate.

Mai e o problemă când documentele există, dar nu sunt traduse sau nu sunt relevante pentru perioada analizată. Inspectorii vor exactitate și coerență.

Traduceri incomplete sau incorecte

Dacă ai tranzacții externe și dosarul conține documente în altă limbă, trebuie să le traduci. Greșeala apare când:

• se traduc doar parțial;
• traducerea e inexactă sau vagă;
• lipsesc părți relevante din document.

Uneori, traducerile sunt făcute automat, fără verificare. Sau sunt omise complet, cu speranța că nimeni nu va cere originalul. Asta nu merge. Dosarul trebuie să fie clar, complet și ușor de înțeles, indiferent de limba sursă.

Informații contradictorii în cadrul aceluiași dosar

Un alt tip de greșeală apare când dosarul se bate cap în cap. Într-o secțiune spui că firma A are control operațional. În altă parte spui că doar firma B ia deciziile. Sau descrii o tranzacție ca fiind una de servicii, dar în analiza economică o tratezi ca transfer de bunuri.

Aceste contradicții apar frecvent când dosarul e întocmit din bucăți, de echipe diferite, fără un control final. Iar în momentul în care fiscul vede incoerențe, încep întrebările.

Lipsa unei analize funcționale reale

Mulți tratează analiza funcțională ca pe o formalitate. Completează rapid: cine vinde, cine cumpără. Dar fără să detalieze cine își asumă riscurile, cine decide asupra activității, cine deține activele cheie. Fără această analiză, nu poți demonstra că prețurile sunt aliniate cu realitatea economică.

O analiză funcțională completă trebuie să includă:

• rolurile fiecărei părți implicate;
• tipurile de riscuri și cine le suportă;
• tipurile de active folosite în tranzacție;
• funcțiile critice (decizie, logistică, cercetare etc.).

Fără această secțiune clară, întreaga documentație își pierde din valoare în fața autorităților.

Articolul nu acoperă toate erorile posibile, dar expune cele mai întâlnite capcane. Dacă dosarul nu reflectă fidel activitatea reală și nu justifică logic prețurile practicate, șansele de corecție cresc. Fiscul nu analizează doar cifrele, ci și coerența întregii documentații. Tocmai de aceea, pregătirea atentă a fiecărei secțiuni face diferența.